Nota anche come Business Process Management (BPM), la gestione dei processi aziendali consiste nell’ottimizzazione delle attività di un’impresa. L’intento di fondo verte attorno al perseguimento di determinati obiettivi, come ad esempio: la riduzione dei tempi, il miglioramento dell’esperienza del cliente, l’eliminazione degli errori, l’abbattimento dei costi fissi o il passaggio alla trasformazione digitale.
Su quest’ultima questione, ad esempio, sono anni che una realtà imprenditoriale del calibro di Edok aiuta i suoi clienti nella gestione documentale, favorendo lo stop nell’impiego della carta a vantaggio dell’archiviazione elettronica dei documenti.
Si tratta, di fatto, di un lavoro continuativo nel tempo che porta a ottenere prestazioni sempre più evolute, aspetto fondamentale per le aziende desiderose di ottenere vantaggio competitivo.
In linea di massima, tutte quelle attività che puntano fortemente su una corretta gestione dei processi aziendali ottimizzano sia la routine lavorativa sia i flussi di lavoro e propongono, di conseguenza, prodotti e servizi di alto livello.
La gestione dei processi aziendali: un modello di 5 step
Per spiegare in estrema sintesi come avviene la gestione dei processi aziendali, è possibile segnalare un modello basato su 5 step. Eccoli nel dettaglio.
1. Analisi
Il punto di partenza dell’ottimizzazione di un processo aziendale è incentrato tutto attorno alla sua analisi. Vanno valutati con attenzione quali sono i suoi punti di forza, quali sono i possibili problemi e se vi sono inefficienze che possono complicare lo scenario.
A fronte della presenza di eventuali ostacoli, va preso in considerazione come questi possono impattare sul business.
2. Creazione di un modello di processo
Per ottenere risultati sempre più performanti, è opportuno creare un modello di processo e fare tutte le simulazioni del caso. In questo modo, si avrà una panoramica più chiara in riferimento al funzionamento dei molteplici scenari e alle innumerevoli variabili.
3. Esecuzione delle modifiche
In un contesto sempre più dinamico, dove i cambiamenti sono all’ordine del giorno, è assolutamente impensabile che il modello proposto possa durare nel lungo periodo. Ragion per cui, un’ottimale gestione dei processi aziendali necessita di attualizzazioni e di aggiornamenti costanti.
Solo dopo aver creato un modello di processo di successo, sarà possibile implementare tutte le varie modifiche. Queste andranno documentate in maniera meticolosa con tanto di motivazione per cui sono state implementate.
4. Monitoraggio del processo
Una volta portata a termine l’implementazione del processo aziendale, cosa occorre fare? Il passaggio successivo è quello del monitoraggio. Solo in questo modo, infatti, ci si può rendere conto dell’effettiva bontà degli accorgimenti posti in essere.
Ai fini di una valida gestione dei processi aziendali, sarà bene raccogliere i dati e catalogare le informazioni in modo accurato e fare tutte le varie valutazioni in rapporto all’implementazione di una strategia vincente
Vanno perciò individuati gli aumenti dell’efficienza, i tagli dei costi, l’ottimizzazione della messa a punto dei prodotti o dell’erogazione dei servizi.
5. Ottimizzazione dei risultati
L’ottimo è sempre migliorabile. Il management di un’impresa deve partire da quest’idea di fondo: dall’assunto che lavorare sul monitoraggio continuo e sul miglioramento dei processi è un lavoro che necessita spesso di tempi.
Le metriche che possono determinare il successo, cambiano da settore a settore e da attività ad attività. Il parametro in comune a tutte le organizzazioni aziendali è che si richiede un approccio continuativo, basato sulla ricerca di modalità innovative che possano portare a prestazioni costantemente superiori.
Qualora il nuovo processo dovesse funzionare al meglio, occorre valutare se alcune attività possono essere automatizzate. In genere, questo avviene per tutti quei compiti di routine, dove l’azienda non ottiene un grande valore aggiunto.
Si tratta di una questione molto importante, perché se fattibile, permette di spostare il personale sulle mansioni più importanti ai fini del core business.
