Durante la pandemia, le riunioni online, le conference call, le assemblee e gli incontri da remoto sono aumentate in maniera esponenziale, coinvolgendo diversi ambiti, dalle udienze in Tribunale alle riunioni condominiali.
Questo sistema, inizialmente adottato come soluzione emergenziale, si è rivelato estremamente efficace e funzionale, tanto da essere ancora oggi molto diffuso ed utilizzato. Questo, anche grazie all’impiego di apposite piattaforme di e-voting, che permettono di semplificare l’intero processo, dalla convocazione dei soci fino al verbale.
Vediamo, quindi, come si svolge un’assemblea online, nelle sue varie fasi.
La convocazione dei soci
La prima fase di un’assemblea è la convocazione dei soci, che può avvenire tramite diverse modalità: l’affissione dell’avviso in sede, l’invio di una raccomandata oppure di una PEC, ecc. Tuttavia, con una piattaforma di voto online, è possibile semplificare il processo inviando direttamente una e-mail agli aventi diritto.
La convocazione deve rispettare le tempistiche previste dallo statuto (in genere deve essere inviata almeno 15 giorni prima della data dell’assemblea), e deve includere informazioni essenziali come data, ora, ordine del giorno, documentazione da consultare e il link alla diretta streaming. Inoltre, è necessario specificare l’ordine del giorno e le credenziali per il voto.
La verifica del quorum
Prima dell’avvio dell’assemblea, è fondamentale accertare il raggiungimento del quorum costitutivo, sia per la prima che per la seconda convocazione. Il quorum deve essere calcolato tenendo conto del peso specifico del voto di ogni partecipante, se previsto dallo statuto dell’organizzazione.
L’uso di una piattaforma di voto digitale consente di automatizzare questa procedura, rendendo il processo più rapido e preciso. Grazie a tali strumenti, infatti, è possibile monitorare in tempo reale la presenza dei soci e verificare se l’assemblea può procedere regolarmente.
Ad ogni modo, è fondamentale ricordare che tutte le informazioni relative ai partecipanti devono essere riportate nel verbale dell’assemblea.
Svolgimento dell’assemblea
Solo al termine della verifica del quorum costitutivo è possibile avviare i lavori dell’assemblea, affrontando i punti all’ordine del giorno.
Ogni partecipante, è chiamato ad esprimere il proprio voto per i diversi argomenti. Con le piattaforme di e-voting, è possibile registrare in tempo reale sia le votazioni dei partecipanti da remoto che di quelli in presenza, se previsti.
Dopo aver chiuso ogni punto all’ordine del giorno, il presidente può consultare immediatamente i risultati, ed eventualmente condividerli con il resto dei partecipanti.
Fine dell’assemblea
Al termine dell’assemblea, è possibile chiudere i lavori con un semplice click. Le piattaforme di voto online permettono agli organizzatori di ottenere in pochissimo tempo un rendiconto dettagliato dell’evento.
Il report generato raccoglie tutti i dati dell’assemblea, tra cui l’orario di inizio e fine della sessione, il numero di partecipanti e i risultati delle votazioni. Il documento, inoltre, include tutte le informazioni fondamentali, come la ragione sociale, la sede legale, il capitale sociale, la partita IVA e il codice fiscale della società, insieme al numero R.E.A. Vengono inoltre riportate le modalità di convocazione, i punti all’ordine del giorno discussi e i nominativi di chi ha presieduto l’assemblea e svolto il ruolo di segretario.
Con tale documento è possibile certificare anche la regolarità dell’assemblea, l’identità e la legittimazione dei presenti, nonché l’esito delle votazioni, specificando il numero di favorevoli, contrari e astenuti.
